Gemini đang thay đổi cách người dùng làm việc với Google Docs khi cho phép biến những ghi chú rời rạc thành các báo cáo hoàn chỉnh chỉ trong vài giây. Nhờ tích hợp trực tiếp vào bộ công cụ Google Workspace, AI của Google không chỉ hỗ trợ viết nội dung mà còn có thể tóm tắt, chỉnh sửa văn phong và tổng hợp dữ liệu từ nhiều tài liệu khác nhau.
Gemini trong Google Docs là gì?
Google đã tích hợp trợ lý AI Gemini trực tiếp vào Google Docs, giúp người dùng có thể tạo và chỉnh sửa tài liệu ngay trong quá trình làm việc mà không cần chuyển đổi qua lại giữa nhiều ứng dụng.
Trước đây, nếu muốn tận dụng sức mạnh của Gemini, người dùng thường phải sao chép nội dung sang ứng dụng hoặc giao diện web của chatbot rồi dán kết quả trở lại tài liệu. Quy trình này khá mất thời gian, đặc biệt khi xử lý các báo cáo dài hoặc tài liệu có nhiều nguồn tham khảo.
Với việc Gemini xuất hiện ngay bên trong Google Docs, toàn bộ quá trình từ lên ý tưởng, biên tập, tóm tắt đến hoàn thiện văn bản đều được thực hiện trên cùng một giao diện.
Cách biến ghi chú thô thành báo cáo chuyên nghiệp bằng Gemini
Một trong những tính năng nổi bật nhất của Gemini trong Google Docs là khả năng chuyển đổi các ghi chú ngắn thành báo cáo hoàn chỉnh. Ví dụ, sau một cuộc họp, bạn chỉ kịp ghi lại những ý chính dưới dạng các gạch đầu dòng hoặc những câu viết tắt. Thay vì mất hàng giờ để biên tập lại thành báo cáo chính thức, Gemini có thể xử lý công việc này chỉ trong vài giây.
Người dùng chỉ cần bôi đen phần nội dung cần xử lý, chọn tính năng Refine, sau đó sử dụng tùy chọn Modify with a prompt và nhập câu lệnh như: “Hãy chuyển các ghi chú này thành một báo cáo hiệu suất marketing chuyên nghiệp.”
Ngay lập tức, Gemini sẽ tạo ra một tài liệu hoàn chỉnh với phần mở đầu, các tiêu đề, bảng biểu và danh sách nội dung được sắp xếp khoa học. Người dùng có thể tiếp tục tinh chỉnh bằng các câu lệnh bổ sung cho đến khi đạt được kết quả mong muốn.
Ngoài cách trên, biểu tượng Gemini ở góc trên bên phải Google Docs cũng cho phép mở bảng điều khiển AI riêng biệt để tạo hoặc chỉnh sửa nội dung mà không ảnh hưởng đến tài liệu gốc.
Gemini còn hỗ trợ những tính năng nào?
Không chỉ tạo báo cáo từ ghi chú, Gemini còn hỗ trợ nhiều công việc biên tập tài liệu khác. Người dùng có thể yêu cầu AI thay đổi giọng văn để phù hợp với từng đối tượng độc giả. Chẳng hạn, cùng một báo cáo tài chính nhưng có thể được viết lại theo hướng dễ hiểu hơn dành cho cổ đông hoặc chi tiết hơn dành cho ban điều hành.
Gemini cũng cung cấp sẵn nhiều công cụ chỉnh sửa nhanh như:
- Viết lại câu văn rõ ràng hơn.
- Rút gọn các đoạn nội dung dài.
- Mở rộng và giải thích thêm các ý tưởng.
- Chuyển sang phong cách trang trọng hoặc gần gũi.
- Chuyển nội dung thành các gạch đầu dòng.
- Tạo bản tóm tắt của toàn bộ tài liệu.
Nhờ các tính năng này, quá trình chỉnh sửa tài liệu trở nên nhanh chóng hơn rất nhiều so với cách làm thủ công.
Tham chiếu tài liệu trên Google Drive
Một nâng cấp đáng chú ý khác là khả năng tham chiếu trực tiếp các tệp lưu trên Google Drive.
Người dùng chỉ cần nhập ký hiệu “@” rồi chọn tài liệu muốn sử dụng. Gemini sẽ đọc nội dung và có thể trích xuất thông tin hoặc tổng hợp dữ liệu từ nhiều tệp khác nhau.
Ví dụ, bạn có thể yêu cầu:
“Hãy tổng hợp các điểm chính từ @Báo cáo Marketing Q3, @Đánh giá Doanh số Q3 và @Kế hoạch hành động để tạo báo cáo quý hoàn chỉnh.”
Khả năng này giúp loại bỏ việc phải mở nhiều cửa sổ và sao chép dữ liệu thủ công, đặc biệt hữu ích với những người thường xuyên làm việc với nhiều tài liệu.
Có thể tạo tài liệu mới hoàn toàn bằng Gemini
Ngoài việc chỉnh sửa văn bản có sẵn, Gemini còn có thể tạo một tài liệu hoàn toàn mới.
Khi mở Google Docs, người dùng sẽ thấy tùy chọn Generate Document. Chỉ cần nhập yêu cầu như:
“Tạo báo cáo hiệu suất marketing quý III với phần tóm tắt điều hành, thành tựu nổi bật, thách thức và đề xuất.”
Gemini sẽ tự động xây dựng khung nội dung và soạn thảo bản nháp. Sau đó, người dùng chỉ cần bổ sung các số liệu hoặc thông tin đặc thù của doanh nghiệp.
Nếu kết hợp thêm tính năng tham chiếu tài liệu trên Google Drive, AI có thể tạo ra các báo cáo có độ chính xác và tính liên kết cao hơn.
Gemini đang thay đổi cách làm việc với Google Docs
Việc tích hợp Gemini trực tiếp vào Google Docs giúp AI không còn là một công cụ độc lập mà trở thành trợ lý làm việc ngay trong quá trình soạn thảo tài liệu.
Từ việc biến các ghi chú sơ sài thành báo cáo chuyên nghiệp, thay đổi văn phong, tóm tắt nội dung cho đến tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, Gemini đang giúp người dùng tiết kiệm đáng kể thời gian biên tập và xử lý văn bản.
Đối với nhân viên văn phòng, nhà quản lý hay người làm nội dung, đây có thể là một trong những tính năng AI hữu ích nhất của Google Workspace hiện nay, đặc biệt khi nhu cầu tạo báo cáo và xử lý tài liệu ngày càng lớn.
Xem thêm: Gemini Spark: Trợ lý AI 24/7 mới của Google mạnh đến đâu?